Innan något händer
Handelsbranschen drabbas av många olika typer av brottslighet. För att skapa trygga och säkra butiksmiljöer är det nödvändigt med förebyggande åtgärder. Handelsrådet har tagit fram den här webbplatsen till stöd för det lokala arbetet med att förebygga och hantera våld, hot om våld, stöld, rån, trakasserier och annan brottslighet eftersom detaljhandeln både hanterar kontanter och stöldbegärliga varor.
Titta på filmen för att höra hur de som jobbar i handeln och polisen arbetar med förebyggande åtgärder.
Speaker
En avgörande del i att skapa en trygg butiksmiljö är att jobba förebyggande.
Ida, Kommunpolis, Polisen i Järfälla
För att kunna hantera en situation på bästa sätt så tycker jag att det är väldigt viktigt att man är förberedd innan det sker.
Bland annat för att dels kunna motverka att det ska kunna ske men också för att kunna ta hand om personalen på bästa möjliga sätt om det värsta skulle inträffa.
Eliseo, Säljare och Skyddsombud, IKEA
Det spelar stor roll för då vet du hur du ska agera när det väl händer därför är det viktigt att man håller sig uppdaterad på rutinerna.
Björn, Säkerhetschef, Systembolaget
För att hantera hotfulla situationer är det otroligt viktigt med utbildning både praktiskt och teoretiskt.
Där går vi igenom olika scenarier: Om det här skulle hända, hur skulle ni tänka då?
Det handlar väldigt mycket om att få upp dialogen kring:
Vad är det vi står inför för utmaningar?
Och sen inte minst att man pratar om det i fikarummet innan man öppnar butiken: Hur ser det ut i dag? Hade vi några problem i går?
Man lär sig att kommunicera med varandra.
Man lär sig att se när det är nåt som håller på att hända eller nån situation som börjar spåra ur.
Då är man där och då är man med i det skeendet.
Speaker
Många förebyggande åtgärder är kostnadseffektiva och ger goda resultat.
Ida, Kommunpolis, Polisen i Järfälla
Speglar är ett sätt, som inte kostar mycket pengar men det gör att man kan observera en kund från olika vinklar som också kan vara brottsförebyggande.
Att säga hej och ta en kontakt erbjuda en kundkorg till den som kommer in i butiken är också ett kostnadseffektivt sätt att arbeta på.
Om du har en vara som är extra stöldbegärlig fundera över hur och var du placerar varan.
Är det så att man har kameror och har möjlighet att bara prioritera vissa platser så gör en ordentlig orsaksanalys innan.
Var sätter vi upp kamerorna och varför?
Monika, Säkerhetssamordnare, Maxi ICA stormarknad
När det gäller larmsystem så är det viktigt att man alltid är uppdaterad.
Man bör ha en grundläggande kunskap om hur det fungerar.
Min rekomendation är också att man har koll om man bygger om butiken.
Hur påverkar det larmet?
Har vi tagit bort någon viktig punkt?
Det är viktigt att ha ett system som indikerar när det är fel på larmet så att det inte bara fortgår.
Säkerställ att du gör årliga revisioner med ett etablerat företag som hjälper dig att ta reda på vad som fungerar eller inte och vad som är på väg att nötas ut.
Speaker
Det är viktigt att rutinmässigt undersöka, utvärdera och förbättra arbetet med att skapa en trygg och säker butik.
Monika, Säkerhetssamordnare, Maxi ICA stormarknad
Det kan vara regelbundna riskbedömningar.
Vi går bland annat skyddsronder.
Johanna, Säljare och Huvudskyddsombud, IKEA
Vi skyddsombud har ju våra månatliga möten där tar vi upp situationer som har hänt och var vi ligger i vårt systematiska arbetsmiljöarbete.
Till exempel incidentrapportering.
Det ska ju alltid rapporteras vid AJ och OJ och psykisk ohälsa.
Såna situationer behöver vi diskutera…
Lära oss vad vi kan ta framåt, helt enkelt.
Björn, Säkerhetschef, Systembolaget
Vi har väldigt bra koll på vad det är vi blir av med till exempel när det gäller stölder och så, och då kan vi också sätta in åtgärder på just de områdena i en butik.
Man kan tycka att det är banalt, att folk stjäl varor men det skapar också en annan otrygghet, det skapar situationer så fort nån stjäl.
Det var en del av det proaktiva arbetet också.
Får vi ner det, då får vi också ner de här situationerna som vi vill undvika.
Det är ett samspel.
Speaker
Samarbete med flera aktörer är nyckeln till långsiktiga resultat.
Björn, Säkerhetschef, Systembolaget
Ute lokalt, så måste man upprätta en form av forum.
Det kräver ganska mycket av butikerna lokalt.
Att de tar kontakt med sina grannar, att de har kontakt med kommunen.
Polisen framför allt. Man får besök, man bjuder in dem och pratar om: ”Vad har vi för problem här och utmaningar?”
Det kan vara väldigt olika, så det krävs en flexibilitet och en dialog.
Det finns många goda exempel ute i samhället där man har gjort det.
Ida, Kommunpolis, Polisen i Järfälla
Polis, kommun och näringsliv kan arbeta tillsammans på många olika sätt.
En del är trygghetsvandringar i näringslivsmiljöer.
Man tittar bland annat på siktlinjer:
Hur är det med buskage?
Finns det klotter och annan typ av skadegörelse, finns det kameror i området?
Ta en kontakt med trygghetssamordnare eller kommunpolis för att se hur man kan arbeta med trygghetsvandringar just där du arbetar.
Att arbeta för ökad trygghet
Du arbetar säkert redan i dag tillsammans med dina medarbetare för att din butik ska vara trygg och säker som arbetsplats och butiksmiljö. På de här sidorna får du veta mer om vilka krav som finns på dig som arbetsgivare att ordna arbetet så att risken för våld, eller hot om våld, förebyggs och hur du kan samarbeta med andra aktörer för att skapa ökad trygghet och säkerhet.
Samarbete är centralt i ett fungerande trygghets- och säkerhetsarbete. Du är inte ensam som chef utan kan samarbeta med din omgivning på olika sätt utifrån vad som ingår i din roll. Det finns många fördelar med att involvera medarbetare, skyddsombud, andra butiker, fastighetsägare, polisen, väktare och andra aktörer i det förebyggande arbetet. Ett exempel på annan aktör är skolan.
Tillsammans ökar åtgärderna tryggheten genom att minska risken för att ni ska utsättas för brott. Åtgärderna fokuserar även på att begränsa pengars tillgänglighet och förebygga att anställda kommer till skada.
Att samarbeta med andra
Att samarbeta med andra bidrar till ökad trygghet och kan minska risken för att bli utsatt för våld och hot. Tillsammans utgör ni olika delar av en helhet, som blir säkrare ju fler som deltar. Hur ser det ut för din butik? Finns det till exempel andra butiker, fastighetsägare, polis, kommunala brottsförebyggare, väktarbolag, centrumföreningar och skolor som du kan samarbeta med för att öka säkerheten?
Genom samarbete med andra kan ni hjälpa varandra och dela med er av era förbättringsidéer. Det finns också frågor som inte går att lösa utan att samråda med andra.
Hur kan du samarbeta med andra för att förebygga våld, hot om våld, stöd eller rån och därmed öka tryggheten i handeln? Kanske det redan finns lokala nätverk där du kan lyfta ert säkerhetsarbete?
Här ger vi tre exempel på samarbete. Klicka på rutorna för att läsa mer.
Alla medarbetare behöver vara involverade i säkerhetsarbetet. Uppmana medarbetarna att komma med idéer och påtala risker. Ni kan också ha skyddsronder där ni särskilt inriktar er på att undersöka risker för hot och hot om våld och möten där ni diskuterar säkerhetsfrågor. Ett sätt att involvera medarbetaren kan vara att ta del av webbutbildningen Säker i butik, enskilt eller i grupp, för att därefter prata om säkerhetsfrågor tillsammans. Ni kan också gå på utbildning och ha informationsträffar tillsammans.
Om det finns andra butiker i närheten har ni mycket att tjäna på att samarbeta i säkerhetsfrågor. Samarbete med andra butiker kan ta sig många olika uttryck, till exempel:
- Anordnande av informationsträff med polis och/eller kommunala brottsförebyggare
- Att stämma av läget med grannbutiken
- Inköp av säkerhetsutrustning
- Inköp av väktartjänster
- Gemensamma rutiner för att till exempel hantera stökiga personer
- Möten för utbyte av erfarenheter, råd och tips
- Informationskedja i frågor ni är överens om, exempelvis allvarliga händelser eller orossituationer
- Samarbete via centrumförening
I många kommuner finns det möjlighet att samarbeta med polisen och/eller kommunala brottsförebyggare. De kan ofta bidra med stöd i säkerhetsarbete och brottsförebyggande arbete. Ett exempel är att anordna informationsträffar tillsammans med andra butiker och bjuda in polis och kommunala brottsförebyggare att delta.
Kommunen har enligt lag en skyldighet att arbeta brottsförebyggande och att göra det i samverkan med berörda aktörer. Näringslivet är en av de centrala aktörerna som lagstiftningen pekar på.
Förebyggande åtgärder
Nedan följer information om förebyggande åtgärder du behöver ha kontroll på. Innehållet i varje rubrik har en koppling till den checklista som finns på webbplatsen, och som du kan använda för att själv genomföra kontroll av er verksamhets förbyggande trygghets- och säkerhetsarbete.
Säkerhetsansvarig
I varje butik ska det finnas en säkerhetsansvarig som ansvarar för butikens säkerhetsfrågor. Denna person ansvarar exempelvis för att:
- Utbilda all nyanställd personal, repetera vid behov.
- Kontrollera att säkerhetsinstruktioner följs.
- Kontrollera larm, med mera.
I mindre butiker är det i regel butikschefen som är ansvarig för säkerheten och att säkerhetsarbetet fungerar över tid. På större arbetsplatser kan arbetsgivaren (det vill säga den juridiska personen) i stället utse en annan anställd som har ansvar för säkerheten i butiken. Personen ska ha kunskaper om arbetsmiljöregler, hotbild och risker för den aktuella verksamheten. Rent formellt är det alltid arbetsgivaren som har det övergripande ansvaret.
De anställda ska veta vem som är säkerhetsansvarig.
Utbildning för trygg och säker handel
För att skapa trygghet och motverka brott i handeln är det viktigt att både de anställda och chefen har kunskaper som ökar tryggheten och säkerheten i butiken. Branschen präglas av service och möten med människor, och det innebär att de anställda kan behöva hantera hotfulla situationer och andra allvarliga händelser.
Det är varje arbetsgivares ansvar att se till att samtliga chefer och anställda har kunskap om hur de ska agera både före, under och efter olika former av allvarliga händelser. Även de som arbetar tillfälligt måste ha dessa kunskaper. Ett sätt kan vara att använda webbutbildningen Säker i butik, kompletterat med butikens interna säkerhetsrutiner. Utbildningen Säker i butik pekar på vanliga risker som finns inom handeln och hur arbetsgivare och anställda ska hantera dem för att arbetsplatsen ska vara trygg och säker. Här finns även råd för att bemöta personer i syfte att förebygga att en situation utvecklas till att bli hotfull och hur man bemöter en person som redan är i ett upprört tillstånd. Ett annat sätt att få denna kunskap kan vara företagets egen utbildning eller att utbildningen exempelvis genomförs tillsammans med poliser, kommunala brottsförebyggare, väktare eller fastighetsägare.
Rutiner för trygghet och säkerhet
Butiken ska ha rutiner för sitt säkerhetsarbete där det ska framgå vem som gör vad, när och hur. Riskerna som finns i verksamheten behöver undersökas och bedömas för att sedan ligga till grund för de rutiner som behöver tas fram. Det är viktigt att följa upp säkerhetsarbetet för att kontrollera att det fungerar över tiden.
Exempel på vad rutiner kan innehålla:
- Säkerhetsutbildning av alla anställda (nyanställda, tillfälligt anställda, tillsvidareanställda).
- Öppning och stängning av butiken.
- När dörrar ska vara låsta under butikens öppettider.
- Hantering och placering av stöldbegärliga varor.
- Maximalt kontantbelopp som får förvaras i kassalådan.
- Bankningsrutiner/dagskassehantering. Om pengar och andra värdehandlingar ska överlämnas till värdetransportföretag behövs rutiner även för detta. Dessa rutiner utformas lämpligen i samarbete med det värdetransportföretag som står för tjänsten.
- Kontroll av teknisk utrustning såsom larm.
- Hur agera före, under och efter våld, hot om våld, stöld, rån, trakasserier från kund och bedrägerier.
- Hur agera vid pågående dödligt våld, exempelvis i samband med en terrorattack.
- Utredning och dokumentation av händelse efter att något har inträffat: Vad har hänt? När, var och hur? Varför hände det? Vilka åtgärder ska vidtas?
- Anmälan av arbetsskador och tillbud, såväl internt som till Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket.
Ibland behövs även skriftliga instruktioner för att tydliggöra exempelvis hur ett larm fungerar och när det ska användas. Arbetsgivaren ska följa upp säkerhetsrutinerna och instruktionerna, och uppdatera dem om något ändras, så att de alltid är aktuella.
Lokaler och larm
Klicka på rutorna för att läsa mer om lokaler och larm.
Arbetsgivaren ska se till att de anställda har möjlighet att snabbt få hjälp om det uppstår en situation med våld eller hot om våld. Detta kan tillgodoses genom att en extra telefon alternativt mobiltelefon finns i ett rum som gränsar till försäljningslokalen, lämpligen i anslutning till uppräkningsplatsen. Det är viktigt att kontrollera att telefonen har täckning och att den är laddad. Denna telefon ska inte kunna sättas ur funktion om åverkan görs på butikstelefonen.
- Överfallslarm är ett bra komplement. Det kan finnas både fasta och bärbara larm. Överfallslarm ska vara placerat på lämplig plats och gå direkt till larmcentral, som tillkallar polis. Det är lämpligt att placera larmknappar i kassorna, på kontoret och vid personalentrén.
- Larm ska funktionstestas enligt instruktion.
- Larm får inte ha ljud- eller ljussignaler, som kan uppmärksammas och leda till att den hotfulla situationen eskalerar. Med denna typ av larm kan arbetstagaren larma under det akuta läget. Vid installation av överfallslarm bör man överväga att även skaffa inbrottslarm och punktlarm på värdeskåp.
En grundregel när det gäller att larma är att de anställda larmar först när gärningspersonen lämnat butiken. Det är en bedömningsfråga om man kan avvika från den grundregeln i vissa situationer. Det kan till exempel vara okej att larma om man sitter på annan plats och ser på en kamera vad som händer.
För att inga obehöriga ska komma in i butiken ska dörrar ha lås som är godkänt av Stöldskyddsföreningen.
Saker att tänka på:
- Under arbetstid ska bakdörrarna, till exempel varuintag och personalentré, vara låsta med lås som kan styras med hjälp av kod, kortläsare eller nyckel.
- Det ska finnas möjlighet att identifiera personer via till exempel fönster, tittöga eller kamera innan de släpps in genom bakdörrar.
- Ringklocka eller porttelefon kan också behövas för att påkalla uppmärksamhet.
- Bakdörrar lämnas ibland olåsta/ställs upp och för att förhindra detta ska de ha dörrstängare.
- Dörr mellan säljyta och bakomutrymme ska vara låst om det inte finns så god kontroll att obehöriga inte kan ta sig ut i bakomutrymme obemärkt.
Regler för kamerabevakning finns i dataskyddsförordningen och kamerabevakningslagen. Du kan läsa mer om kamerabevakning i butik hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Personalingång och varuintag ska vara väl upplysta. Det ska vara god överblick över området i direkt anslutning till dessa. Det kan vara lämpligt att ansluta utomhusbelysningen till ett så kallat skymningsrelä för att automatiskt tända och släcka. Då kommer belysningen alltid att vara tänd när det är tillräckligt mörkt ute. Ett alternativ är att styra viss belysning via rörelsedetektorer.
Förvaring av skrymmande föremål ska undvikas så att fri sikt inte begränsas. Ibland kan kundentrén ur säkerhetssynpunkt vara den lämpligaste personalentrén.
Efter en allvarlig händelse kan anställda behöva lämna signalement på förövaren. För att kunna ge ett längdsignalement ska längdmarkeringar vara placerade på lämpliga platser, exempelvis på karmarna till de dörrar där en gärningsperson kan passera. Avsikten är att kunna ge polisen ett längdsignalement på förövaren.
Exempel på lämplig placering:
- Entré
- Personalentré
- Varuintag
- Kassalinjen
- Kassakontoret/uppräkningsplats
- Lagerdörrar
Sätt upp längdmarkeringen på rätt höjd!
Längdmarkeringar kan beställas från Svensk Handel och Handelsanställdas förbund.
Kontanthantering
Hantering av kontanter ökar risken för rån. Butikens säkerhetsutrustning och rutiner kan minska risken. Nedan beskrivs förebyggande åtgärder för att minska risken vid kontanthantering:
Kassalådorna ska vara försedda med kod eller nyckellås. Om kodlås används bör koden ha fler än två siffror samt bytas ut efter en tid. Är kassalådorna försedda med nyckellås ska nycklarna förvaras på ett betryggande sätt men vara lätt åtkomliga för berörd anställd. Utöver nyckel eller kod finns även lösningar med kort eller liknande.
Förvara så lite kontanter som möjligt i kassalådan och ha den låst när kassan är obemannad.
För säker förvaring av överskottspengar ska sedelbox eller annan förvaringsutrustning, till exempel, slutet kontanthanteringssystem eller tidlåsbox, finnas i anslutning till varje kassaplats. Där ska alla sedlar (utöver växlingsbehovet) förvaras.
Boxen ska:
- Vara väl fastsatt
- Vara låst och nyckeln förvaras i värdeskåp eller på annan betryggande plats (ej i kassan)
- Tömmas på ett betryggande sätt på bestämd uppräkningsplats
- Placeras så att den inte sitter i vägen för den som arbetar i kassan
I första hand rekommenderas ett slutet kontanthanteringssystem eftersom det visat sig ha en mycket god rånförebyggande effekt.
Vid uppräkning av kontanter och andra värdehandlingar behövs en väl skyddad plats eller ett uppräkningsrum.
- Uppräkningsrum ska ha låsbar dörr med tittöga och dörrstängare. Alternativt ska uppräkning ske när butiken är stängd
- Uppräkningsplatsen ska vara insynsskyddad
- Uppräkning får aldrig ske i närvaro av kunder
- Längdmarkeringar ska finnas vid dörren
- Larmmöjlighet ska finnas
Kontanter och värdehandlingar ska alltid förvaras i värdeskåp med minst de skyddsvärdepoäng som försäkringsbolaget kräver beroende på beloppen som förvaras.
Deponeringsfack/värdekassett bör finnas i skåpet. Värdeskåpet bör vara försett med punktlarm och ska vara placerat i direkt anslutning till uppräkningsplatsen.
Säkra förflyttningar av pengar
Det finns två olika typer av transport av pengar i det här sammanhanget: värdetransport och värdebefordran. Målet är att transporten ska vara så kort och så säker som möjligt.
En värdetransport är när en annan part transporterar pengar för någons räkning. Exempel på det är ett väktarbolag som transporterar pengar för en handlare. Värdetransporter ska alltid genomföras på ett så säkert sätt som möjligt.
En värdebefordran är när butikens anställda själva transporterar pengar.
Förslag till åtgärder vid värdetransporter, det vill säga transport av pengar, värdehandlingar och andra värdeföremål. Välj åtgärder efter bedömning av risksituationen.
- Förvara alla pengar på ett säkert sätt, till exempel i värdeskåp, i avvaktan på värdetransport.
- Bestäm vem som skall utföra transporten. Kan till exempel värdetransportföretag utföra värdetransporterna? Om detta inte är möjligt, utred hur arbetstagare kan genomföra värdetransporterna med största möjliga säkerhet.
- Kontrollera att den som genomför värdetransporter har den information och den utbildning som behövs för att utföra arbetet med minsta möjliga risk.
- Genomför värdetransporten så anonymt som möjligt.
- Använd rutiner som gör det svårt för obehöriga att upptäcka att vissa personer regelbundet går eller färdas från arbetsstället till inlämningsstället.
- Variera rutiner, tider och färdväg för transporterna.
- Variera utrustning för att minska igenkänning av transporten.
- Genomför om möjligt transporter under dagtid.
- Undvik värdetransporter till fots. Vid transport till fots kan det ofta vara lämpligt att minst två personer utför transporten.
Förvaring av stöldbegärliga varor
Det är viktigt att tänka på hur stöldbegärliga varor förvaras i butiken. Att minska risken för stöld ökar tryggheten för de anställda. Det finns flera tekniska lösningar att ta hjälp av, exempelvis:
- Värdeskåp, eventuellt kombinerat med tidlås
- Tobaksskåp eller automat
- DNA märkning
- Attrapper som skylt- och visningsprodukt
- Fastkedjade produkter
- Inbrottslarm
- Stöldlarm, larmbåge
Följ upp ert trygghets- och säkerhetsarbete
För att trygghetsarbetet ska bli långsiktigt behöver ni löpande undersöka, utvärdera och förbättra era rutiner och lösningar. Detta sker lämpligast inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) som ska finnas i varje verksamhet. Du kan läsa mer om hur du bedriver SAM på Handelsrådets, Prevents och Arbetsmiljöverkets webbplatser.
På Svensk Handels webbplats finns en färdig struktur för hur olika säkerhetsfrågor kan tas upp under året. Den kan du använda som den är eller som inspiration.